Arbitraż
Strony mogą poddać spór pod rozstrzygnięcie stałego sądu arbitrażowego albo sądu arbitrażowego ad hoc.
Stałe sądy arbitrażowe prowadzone są przez instytucje arbitrażowe. Mają one swoje regulaminy postępowania arbitrażowego, taryfy opłat oraz sekretariaty, które administrują postępowaniami arbitrażowymi.
Najczęściej wybierane stałe sądy arbitrażowe w Polsce to Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie (SA KIG) oraz Sąd Arbitrażowy przy Konfederacji Lewiatan (SA Lewiatan). Wśród zagranicznych sądów arbitrażowych wymienić należy w szczególności Międzynarodowy Sąd Arbitrażowy przy Międzynarodowej Izbie Handlowej w Paryżu (ICC), Międzynarodowy Sąd Arbitrażowy w Londynie (LCIA), Niemiecki Instytut Arbitrażowy (DIS), Instytut Arbitrażowy przy Sztokholmskiej Izbie Handlowej (SCC) oraz Wiedeńskie Centrum Międzynarodowego Arbitrażu (VIAC).
Sądy arbitrażowe ad hoc są powoływane doraźnie, do rozstrzygnięcia konkretnego sporu. Strony w klauzuli arbitrażowej ustalają, jak mają być wybrani arbitrzy oraz według jakich zasad ma być prowadzone dane postępowanie. Najczęściej w postępowaniach przed sądami ad hoc stosuje się Regulamin Arbitrażowy UNCITRAL (2013).
Przy wyborze stałego sądu arbitrażowego strony najczęściej kierują się reputacją instytucji arbitrażowej, która wiąże się przede wszystkim z doświadczeniem w administrowaniu postępowaniami arbitrażowymi oraz tym, kto potencjalnie może być arbitrem w sprawie.
Ponadto, strony kierują się kosztami arbitrażu. Przy porównywaniu kosztów można posłużyć się kalkulatorami kosztów, dostępnymi najczęściej na stronach internetowych stałych sądów arbitrażowych. Należy przy tym pamiętać, że opłaty ponoszone na rzecz stałych sądów arbitrażowych i wynagrodzenie arbitrów w sprawach ad hoc stanowią zazwyczaj tylko małą część wszystkich kosztów arbitrażu, a większość kosztów stanowią wynagrodzenia prawników i ekspertów.
Najważniejszym elementem każdej klauzuli arbitrażowej jest określenie sporów, które zostają poddane rozstrzygnięciu sądu arbitrażowego, a także wskazanie sądu arbitrażowego i regulaminu, na podstawie którego prowadzone będzie postępowanie.
W przypadku wyboru stałego sądu arbitrażowego, najlepiej jest skorzystać z modelowej klauzuli arbitrażowej, jeżeli jest ona opublikowana na stronie internetowej danego sądu. W przypadku zapisu na sąd polubowny ad hoc z zastosowaniem Regulaminu Arbitrażowego UNCITRAL, najlepiej skorzystać z modelowej klauzuli arbitrażowej UNCITRAL.
W klauzuli arbitrażowej warto wskazać miejsce arbitrażu oraz język postępowania. Miejsce arbitrażu wyznacza miejsce wydania wyroku arbitrażowego. Zazwyczaj miejsce to decyduje, które prawo jest właściwe dla arbitrażu oraz determinuje, sądy którego państwa będą mieć kontrolę nad wyrokiem arbitrażowym (tj. które sądy będą właściwe do rozpoznania skargi o uchylenie wyroku sądu polubownego). Język arbitrażu powinien być wybrany z uwzględnieniem zarówno preferencji stron, jak i kręgu potencjalnych arbitrów.
W przypadku zapisu na sąd polubowny ad hoc w klauzuli arbitrażowej powinna zostać wskazana instytucja, która powołuje arbitrów na wypadek niedojścia przez strony lub arbitrów bocznych do porozumienia co do wyboru arbitra przewodniczącego.
Przy wyborze prawnika najważniejszym kryterium powinno być doświadczenie w arbitrażu. Postępowania arbitrażowe pod wieloma względami różnią się bowiem od postępowań w sądzie państwowym. Znajomość praktyki arbitrażowej, w tym know-how w zakresie przygotowania pism, prezentacji dowodów, przesłuchania świadków i biegłych, znacznie zwiększają szanse na wygraną w sporze.
Prawnika warto wybrać jak najwcześniej, najlepiej przed rozpoczęciem korespondencji przedprocesowej. Daje to szansę na przygotowanie spójnej i kompleksowej strategii procesowej, opartej o analizę stanu faktycznego i prawnego danej sprawy.
Z regulaminu sądu arbitrażowego, który został wskazany przez strony w zapisie na sąd polubowny, wynika, jak wszczyna się postępowanie arbitrażowe. Wymogi formalne pism wszczynających postępowanie arbitrażowe, zasady ich składania oraz regulacje dotyczące opłat, mogą różnić się między sobą w zależności od regulaminu stosowanego w danej sprawie.
Postępowanie arbitrażowe inicjuje się najczęściej przez wezwanie na arbitraż, tj. pismo z żądaniem rozpoznania sprawy w postępowaniu przed sądem polubownym. Wezwanie na arbitraż nie musi być obszerne, nie trzeba w nim szczegółowo uzasadniać roszczenia i przedstawiać dowodów. Jest na to czas na późniejszym etapie postępowania. Musi natomiast zawierać przede wszystkim wskazanie stron i dochodzonego roszczenia, a także zapisu na sąd polubowny, który jest podstawą skierowania sprawy do arbitrażu.
Przy wszczęciu postępowania arbitrażowego zazwyczaj należy uiścić filing fee, czyli opłatę rejestracyjną (administracyjną). Następnie zapłacić trzeba opłatę arbitrażową, która najczęściej jest proporcjonalna do wartości przedmiotu sporu i zależna od liczby arbitrów mających rozstrzygnąć sprawę. Do wniesienia opłaty zazwyczaj zobowiązany jest powód, powód wzajemny oraz pozwany podnoszący zarzut potrącenia. Według niektórych regulaminów połowę opłaty arbitrażowej powinien uiścić pozwany, nawet jeżeli nie wnosi powództwa wzajemnego i nie zgłasza zarzutu potrącenia.
W przypadku niektórych sądów arbitrażowych, np. Międzynarodowego Sądu Arbitrażowego przy Międzynarodowej Izbie Handlowej (ICC), dla każdej wartości przedmiotu sporu przewidziane są „widełki” opłat, które można sprawdzić korzystając z kalkulatora dostępnego na stronie internetowej tej instytucji. To instytucja decyduje, jaka będzie ostateczna wysokość opłat w ramach tych „widełek”.
Po otrzymaniu pozwu lub wezwania na arbitraż konieczne jest ustalenie, jakie kroki i w jakim terminie należy podjąć zgodnie z danym regulaminem arbitrażowym. Zazwyczaj pierwszą czynnością pozwanego jest złożenie odpowiedzi na wezwanie na arbitraż.
W tej kwestii są różne zdania. My uważamy, że na arbitrów warto wybierać osoby doświadczone w arbitrażu. Wybór najlepiej skonsultować z prawnikiem prowadzącym sprawę. Prawnicy doświadczeni w arbitrażu najczęściej wiedzą, kogo zarekomendować na arbitra w danej sprawie. Pomocne w tym zakresie mogą być renomowane rankingi prawnicze, np. ranking Chambers and Partners.
Jeżeli sprawa ma być rozstrzygnięta przez arbitra jedynego, strony powinny wybrać go wspólnie. W razie braku porozumienia w tym zakresie, wyboru dokonuje stały sąd polubowny lub – w przypadku arbitrażu ad hoc – instytucja powołująca wskazana w zapisie na sąd polubowny.
Jeżeli sprawa ma zostać rozstrzygnięta przez trzech arbitrów, najczęściej strony mianują arbitrów bocznych (każda strona po jednym arbitrze), a arbitrzy boczni wybierają arbitra przewodniczącego. Jeżeli arbitrom bocznym nie uda się porozumieć co do osoby arbitra przewodniczącego, to wyboru dokonuje stały sąd polubowny lub – w przypadku arbitrażu ad hoc – instytucja dokonująca nominacji zastępczej. Przyjmuje się, że strony mogą porozumiewać się z wybranym przez siebie arbitrem bocznym co do wyboru arbitra przewodniczącego. Jest to jedyny przypadek, kiedy dopuszczalna jest komunikacja z arbitrem ex parte, tj. bez obecności drugiej strony sporu.
Trybunał arbitrażowy po ukonstytuowaniu się zarządza przeprowadzenie posiedzenia organizacyjnego (case management conference, w skrócie CMC) oraz wydaje postanowienie organizacyjne (Procedural Order no. 1, w skrócie PO1).
Posiedzenie organizacyjne służy zaplanowaniu postępowania i ustaleniu jego zasad na większym poziomie szczegółowości niż w regulaminie. Harmonogram i zasady postępowania ustalane są przez trybunał arbitrażowy po wysłuchaniu propozycji i uwag stron.
Harmonogram postępowania zawiera w szczególności terminy składania pism procesowych oraz pisemnych zeznań świadków, termin rozprawy, termin złożenia pism podsumowujących (post-hearing briefs) oraz termin wydania wyroku.
Zasady postępowania mogą dotyczyć kwestii takich jak przesłuchiwanie świadków i biegłych na rozprawie, redagowanie pism procesowych oraz przedstawianie dowodów.
Postanowienie organizacyjne (PO1) wydawane jest po posiedzeniu organizacyjnym. Zawiera ono harmonogram oraz reguły postępowania.
W harmonogramie postępowania uwzględniane są w szczególności terminy składania pism procesowych, terminy składania pisemnych zeznań świadków, termin rozprawy, termin złożenia pism podsumowujących (post-hearing briefs) oraz termin wydania wyroku.
W części PO1 dotyczącej zasad postępowania, zawarte są zazwyczaj reguły redagowania pism procesowych, przedstawiania dowodów, żądania przedłożenia dokumentów przez drugą stron (document production), przygotowania pisemnych zeznań świadków, wskazywania świadków, którzy mają zostać przesłuchani na rozprawie, przygotowania opinii biegłego zlecanych przez strony oraz przesłuchiwania świadków i biegłych na rozprawie.
W ramach procedury document production każda ze stron może żądać przedłożenia przez stronę przeciwną dokumentów, które w ocenie strony występującej z żądaniem mogą być istotne dla rozstrzygnięcia sprawy, a nie są w jej posiadaniu. Procedurę document production przeprowadza się zwykle na początku postępowania.
Najczęściej procedura document production rozpoczyna się od przygotowania przez strony listy dokumentów, które chciałyby uzyskać od strony przeciwnej, wraz z uzasadnieniem. Strona będąca w posiadaniu danego dokumentu może dobrowolnie zgodzić się na jego przedłożenie. W odniesieniu do dokumentów, co do których strony nie doszły do porozumienia, decyzję podejmuje trybunał arbitrażowy.
W procedurze document production najczęściej używany jest tzw. Redfern Schedule, który pomaga ją uporządkować i ograniczyć do istotnych dokumentów. Jest to tabela, w której strony wymieniają żądane dokumenty, przedstawiają uzasadnienie żądania, odpowiedź na żądanie oraz ustosunkowanie się do sprzeciwu wobec wniosku o wydanie dokumentów. Ostatnia kolumna zarezerwowana jest na decyzję trybunału arbitrażowego.
Do procedury document production zazwyczaj stosuje się „Zasady IBA przeprowadzania dowodów w międzynarodowym arbitrażu” (IBA Rules on the Taking of Evidence in International Arbitration), jako uzupełnienie zasad wynikających z danego regulaminu arbitrażowego. Zgodnie z tymi zasadami, każda strona ma prawo przedstawić trybunałowi arbitrażowemu wniosek, w którym wskaże, jakich dokumentów domaga się od drugiej strony (request to produce). Druga strona może przedstawić wskazane dokumenty lub zgłosić sprzeciw co do wszystkich lub niektórych z nich. Jeżeli strony nie dojdą do porozumienia, każda z nich może poprosić trybunał arbitrażowy o rozstrzygnięcie tej kwestii. Trybunał arbitrażowy przy podjęciu decyzji kieruje się m.in. tym, czy żądane dokumenty są istotne dla rozstrzygnięcia sprawy, czy zakres żądania nie jest zbyt szeroki oraz czy zebranie i wydanie dokumentów nie jest nadmiernie uciążliwe.
W arbitrażu dowody z zeznań świadków przeprowadza się zazwyczaj dwuetapowo. Pierwszy etap jest pisemny – każda strona przedkłada pisemne zeznania swoich świadków. Drugi etap to zeznania ustne. Po złożeniu pisemnych zeznań każda ze stron wskazuje, których świadków zamierza przesłuchać na rozprawie. Jeżeli świadkowie złożyli pisemne zeznania, na rozprawie przesłuchuje się tylko te osoby, które wcześniej złożyły zeznania pisemne. Ponadto, najczęściej można żądać przesłuchania na rozprawie tylko świadków drugiej strony. Wynika to z założenia, że pisemne zeznania świadków powinny opisywać wszystkie fakty istotne z punktu widzenia strony, która przedkłada te zeznania, więc co do zasady nie mogą one być uzupełniane w drodze przesłuchania na rozprawie.
Pisemne zeznania sporządzane są przez świadków z pomocą prawników. Prawnik strony może rozmawiać ze świadkiem i omawiać z nim jego potencjalne zeznania. Jest to wprost dopuszczone w niektórych regulaminach arbitrażowych, a także w „Zasadach IBA przeprowadzania dowodów w międzynarodowym arbitrażu” (IBA Rules on the Taking of Evidence in International Arbitration).
Pisemne zeznania świadków powinny zawierać wszystkie elementy wymagane przez dany regulamin arbitrażowy oraz postanowienie organizacyjne, w szczególności dane świadka, jego podpis i oświadczenie o prawdziwości złożonych zeznań.
W sytuacji, gdy wykazanie okoliczności istotnych w sprawie arbitrażowej wymaga opinii biegłego, najczęściej strony zlecają sporządzenie takiej opinii wybranemu przez siebie biegłemu i przedkładają tę opinię w terminie wynikającym z harmonogramu postępowania. Regulaminy arbitrażowe zazwyczaj pozwalają również na zlecenie opinii biegłemu wybranemu przez trybunał arbitrażowy, ale rzadko ma to miejsce w praktyce. Biegli, którzy sporządzili opinię, z reguły prezentują ustalenia swoich opinii na rozprawie, a następnie są przesłuchiwani przez pełnomocników stron.
Przede wszystkim należy wybrać biegłego odpowiedniej specjalności. Konieczne jest precyzyjne ustalenie, jakie okoliczności mają zostać wykazane dowodem z opinii biegłego. W razie potrzeby możliwe jest zlecenie sporządzenia więcej niż jednej opinii biegłym różnych specjalności, tak aby żadne z okoliczności wymagających wiadomości specjalnych nie zostały pominięte. Biegły musi być niezależny od stron postępowania. Nie może to być np. pracownik czy podwykonawca strony. Warto sprawdzić, jakie doświadczenie ma biegły w sporządzaniu opinii na potrzeby postępowań arbitrażowych oraz w zeznawaniu na rozprawie.
Na kilka tygodni przed rozprawą zazwyczaj organizowane jest posiedzenie, na którym ustala się przebieg rozprawy, w tym to, kto ma zostać przesłuchany podczas rozprawy. Zazwyczaj ustala się maksymalny czas przeznaczony na wypowiedzi stron, a także maksymalny czas na zadawanie pytań świadkom i biegłym. Trybunał arbitrażowy najczęściej oczekuje, że strony uzgodnią między sobą szczegóły przebiegu rozprawy. Jeżeli strony nie dojdą do porozumienia, decyzję podejmie trybunał. Wsprawach, w których na rozprawie ma zostać przesłuchanych wielu świadków i biegłych, często stosuje się metodę zegara szachowego, zgodnie z którą każda ze stron ma łącznie tyle samo czasu na prezentację swojego stanowiska oraz na zadawanie pytań świadkom i biegłym i każda z nich decyduje, jak ten czas wykorzystać na poszczególne czynności. Ustalenia co do przebiegu rozprawy umieszczane są zazwyczaj w dodatkowym postanowieniu organizacyjnym.
Jeżeli strony dokonały zapisu na stały sąd arbitrażowy, rozprawa może być organizowana przez sekretariat tego sądu arbitrażowego, w terminie i na zasadach określonych przez trybunał arbitrażowy w postanowieniu organizacyjnym. Nie jest tak jednak zawsze. W przypadku np. Międzynarodowego Sądu Arbitrażowego przy Międzynarodowej Izbie Handlowej (ICC), sekretariat nie organizuje rozpraw, lecz zajmują się tym strony.
Zazwyczaj rozprawa rozpoczyna się od omówienia ewentualnych kwestii formalnych, a następnie strony prezentują swoje stanowiska w sprawie (opening statements). Często strony używają do tego prezentacji MS Power Point. Czas na te prezentacje jest najczęściej z góry ograniczony, zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami.
Na rozprawie arbitrażowej strony zajmują miejsca tak, jak w sądzie powszechnym, tj. powód po prawej stronie trybunału arbitrażowego, a pozwany po lewej. Jeżeli trybunał jest trzyosobowy, arbiter powołany przez powoda zwyczajowo zajmuje miejsce po lewej stronie, a arbiter powołany przez pozwanego – po prawej (odwrotnie niż strona, która powołała danego arbitra).
Rozprawy są nagrywane. W międzynarodowych postępowaniach arbitrażowych korzysta się również z usług stenotypistów (court reporters). W takim przypadku zapis rozprawy dostępny jest na bieżąco na ekranach komputerów pełnomocników i arbitrów.
Do trybunału arbitrażowego najlepiej zwracać się formułą „Szanowna Pani Przewodnicząca/ Szanowny Panie Przewodniczący, Szanowni Państwo Arbitrzy”. Nie należy używać formuł znanych z sądów państwowych, takich jak „Wysoki Sądzie”, czy „Wysoki Trybunale”. Pełnomocnicy stron, świadkowie i biegli siedzą, gdy zwracają się do arbitrów.
Przesłuchanie świadków zazwyczaj rozpoczyna się od krótkiego zadawania pytań przez pełnomocnika strony, która przedstawiła pisemne zeznania danego świadka (direct examination). Celem tego przesłuchania jest przedstawienie świadka i ewentualne wyjaśnienia lub korekty pisemnego zeznania, ale nie jego uzupełnienie, chyba że chodzi o nowe okoliczności, które wystąpiły po złożeniu pisemnego zeznania. W trakcie direct examination można zadawać tylko pytania otwarte.
Następnie następuje główna cześć przesłuchania tj. przesłuchanie przez pełnomocnika drugiej strony (cross-examination). W przypadku cross-examination pełnomocnik może zadawać świadkowi pytania zamknięte i sugerujące odpowiedź. W trakcie tego przesłuchania zazwyczaj pełnomocnik strony przeciwnej konfrontuje świadka z treścią dokumentów i innych dowodów. Następnie pytania ponownie zadaje pełnomocnik strony, która zgłosiła danego świadka, przy czym pytania te muszą dotyczyć zeznań świadka złożonych podczas odpowiedzi na pytania drugiej strony (re-direct examination). Arbitrzy mają prawo zadawania pytań w każdym czasie.
Zasady przesłuchania świadków są najczęściej ustalane w postanowieniu organizacyjnym.
Trzeba ponadto pamiętać, że to strony odpowiedzialne są za stawiennictwo swoich świadków i biegłych na rozprawie, w tym również za poinformowanie ich o terminie i miejscu rozprawy.